Wer mitreden will, sollte um die Fakten wissen.
Betriebskostenabrechnung
Diese 17 Kosten dürfen Sie auf Ihre Mieter umlegen
Etwa 30 Millionen Betriebskostenabrechnungen werden pro Jahr in Deutschland verschickt
Die Mehrheit der 850.000 Rechtsberatungen, die Juristen 2022 in einem der rund 300 Mietervereine in Deutschland durchführten, standen in Zusammenhang mit Betriebs- und Heizkosten, wie der Tagesspiegel in einem aktuellen Artikel berichtet. Der Großteil davon konnte gütlich beigelegt werden. Dennoch zeigen diese Zahlen die große Bedeutung, die einer sorgsamen und korrekten Aufstellung der Betriebskosten beikommt.
Vermieter sind berechtigt, Kosten, die in Zusammenhang mit Pflege- und Betrieb einer vermieteten Immobilie einhergehen, ganz oder anteilig auf Ihre Mieter umzulegen und diese an den Kosten zu beteiligen, wenn dies im Mietvertrag festgehalten ist. Mieter dürfen diese als Haushaltsnahe Dienstleistungen bis zu einer Höhe von 20 Prozent ebenfalls in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.
Üblich ist in der Regel eine kalenderjährliche Abrechnung für welche die Mieter über vertraglich vereinbarte monatliche Nebenkosten neben der Kaltmiete in Vorleistung gehen. Nicht verbrauchte Guthaben erhalten die Mieter ausgezahlt. Bei hohen Nachzahlungen der Mieter sollten Vermieter und Mieter sich vorsorglich über eine Erhöhung der Nebenkostenzahlung verständigen.
Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?
Die tatsächlich im Kalenderjahr entstandenen Betriebskosten müssen detailliert aufgeführt werden. Hierfür gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Die Betriebskostenabrechnung muss somit spätestens am 31. Dezember des Folgejahres den Mietern vorgelegt werden.
Nachforderungen oder Korrekturen durch den Vermieter können nicht mehr vorgenommen werden, wenn die Frist abgelaufen ist. Deshalb ist es empfohlen, die Jahresfrist einzuhalten. Guthaben der Mieter sind auch bei einer verspäteten Abrechnung auszuzahlen.
Wichtig: Entscheidend für die Fristeinhaltung ist der Tag der Zustellung der Betriebskostenabrechnung. Diese kann entweder persönlich eingeworfen oder übergeben werden oder rechtssicher mit einem Einwurfschreiben zugestellt werden.
Was muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?
Neben den Gesamtkosten und der Auflistung der einzelnen Kostenpunkte gehören folgende Angaben in eine korrekte Betriebskostenaufstellung:
- Anschrift der Mietimmobilie und Angaben zur Mieteinheit
- Name des Mieters
- Abrechnungszeitraum
- die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels (z.B. Berechnung einiger Kosten anhand der Wohnfläche oder Personen im Haushalt)
- die Angabe der gesamten Betriebskosten und der einzelnen Kostenarten
- die detaillierte Berechnung des Betriebskostenanteils des Mieters je Betriebskostenart
- Summe der Vorauszahlungen des Mieters und der Abzug dieser Vorauszahlungen vom Betriebskostenanteil des Mieters
- Angabe des Rechnungssaldos (Guthaben des Mieters oder eine Nachforderung)
Tipp: Die Eigentümergemeinschaft Haus & Grund e. V. bietet eine Vorlage für die Betriebskostenabrechnung an.
Welche Kosten dürfen Vermieter an ihre Mieter weitergeben?
Die nachfolgende Auflistung verschafft Ihnen einen Überblick zu den 17 Kostenpunkten, die in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Diese sind durch die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) genau festgelegt.
| Umlegbare Betriebskosten: |
1. Grundsteuer: Sie wird von der Gemeinde festgelegt und richtet sich nach dem Wert der Immobilie. Siehe auch unser Artikel zum Thema "Grundsteuerreform". |
2. Frischwasser: Kosten für Frischwasser inklusive Gebühren für Wasserzähler und deren Eichung sowie gegebenenfalls Kosten für eine Wasseraufbereitungsanlage. |
3. Abwasser: Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung oder die Kosten für den Betrieb und die Abfuhr einer Klär- oder Sickergrube. |
4. Heizkosten: Mieter zahlen alles, was zum Betrieb einer zentralen Heizungsanlage gehört: verbrauchte Brennstoffe, Kosten für die Lieferung, Betriebsstrom, Kosten für Bedienung, Überwachung, Pflege und Prüfung der Anlage. Im Falle einer Gasetagenheizung, können dennoch die Wartungskosten auf den Mieter übertragen werden. Jedoch können die Kosten nur Anteilig umgelegt werden, dies in Abhängigkeit vom Alter und der Dämmung der Immobilie. Details regelt die Verordnung für die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (HeizkostenV). |
5. + 6. Warmwasser: Kosten zur Erwärmung des gelieferten Frischwassers sowie Betrieb und Wartung der jeweiligen Anlagen. |
7. Fahrstuhl: Kosten für Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege und Reinigung sowie die regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit und Betriebsbereitschaft. |
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr: Hier gibt es regional starke Abweichungen, die Kommune stellt die Kosten dem Hauseigentümer per Abgabenbescheid in Rechnung. Für Berlin erhebt die Berliner Stadtreinigung die Gebühren. |
9. Reinigungskosten und Mittel gegen Ungeziefer: Hierzu zählen Kosten für die Reinigung von Hausflur, Treppenhaus und Keller sowie laufende Kosten für die Ungezieferbekämpfung wie Insektensprays oder Rattenfallen. |
10. Gartenpflege: Kosten für die Pflege des Gartens, neue Anpflanzungen sowie Pflege und Wartung von Spielplätzen. |
11. Beleuchtung: Mieter tragen die Kosten für die Außenbeleuchtung, Beleuchtung gemeinsam genutzter Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume und Waschküchen. |
12. Schornsteinreinigung: Kehrgebühren des Schornsteinfegers können nur separat umgelegt werden, wenn diese nicht schon in den Heizkosten berücksichtigt wurden. Die Kosten regelt die Gebührenverordnung der Schornsteinfeger-Innung in Berlin. |
13. Gebäudeversicherung: Darunter fallen Kosten für Versicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, die Glasversicherung, die Haftpflichtversicherung für das Gebäude sowie für Öltanks und Aufzüge. |
14. Hausmeisterkosten: Lohnkosten für den Hauswart inklusive Sozialbeiträgen und geldwerten Leistungen. Übernimmt der Hausmeister die Gartenpflege oder Hausreinigung, dürfen die Kosten hierfür nur einmal in die Betriebskostenabrechnung einfließen. Nicht umgelegt werden dürfen Kosten für vom Hausmeister durchgeführte Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Erneuerungsarbeiten sowie Schönheitsreparaturen und Hausverwaltungstätigkeiten. |
15. Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen: Achtung: diese Kosten dürfen nur noch bis zum 30. Juni 2024 umgelegt werden. Hierunter fallen Kosten für den Betriebsstrom, die Prüfung der Gemeinschaftsantennenanlage oder den Breitbandanschluss inklusive monatlicher Gebühren. |
16. Waschküche: Betriebskosten für Waschmaschine und Trockner, die von allen Mietparteien genutzt werden dürfen. Hierzu zählen Betriebsstrom, Reinigung und Wartung der Geräte sowie Neuanschaffung. |
17. sonstige Kosten: Hierzu zählen laut Betriebskostenverordnung "Betriebskosten im Sinne des Paragrafen 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind". Hierunter fallen beispielsweise Kosten für ein Schwimmbad oder eine Sauna sowie die Wartung von Photovoltaikanlagen, die allen Mietern zur Verfügung gestellt werden. |
Sonderfall Photovoltaikanlage
Wird das Haus über eine eigene Photovoltaikanlage mit Strom oder Solarthermie versorgt, so können Vermieter damit verbundene regelmäßige Kosten für Überprüfung und Wartung ebenfalls über die Betriebskostenabrechnung auf ihre Mieter umlegen. Diese müssen unter "sonstige Kosten" aufgeführt und auch explizit im Mietvertrag festgehalten werden.
Anschaffungskosten, Reparaturkosten sowie Aufwendungen für den Austausch von Einzelteilen wie Solarmodulen oder Speichern dürfen nicht in die Nebenkosten einfließen. Laut § 559 BGB können jährlich bis zu 11 % der investierten Kosten für die Photovoltaikanlage über eine Mieterhöhung auf die Mieter umgelegt werden, da diese zu den Modernisierungsmaßnahmen zur nachhaltigen Einsparung von nicht erneuerbaren Energien zählt.
Das gilt auch für die Abrechnung des gelieferten Stroms oder der Wärmeenergie. Hierfür ist ein gesonderter Vertrag mit den Mietern nötig, da Eigentümer dann rechtlich als Energieversorgungsunternehmen agieren. Mieter müssen die freie Wahl haben, ob sie den angebotenen Mieterstrom nutzen möchten oder auf andere Anbieter zurückgreifen. Die Vorteile der Kosteneinsparung machen sich in der Regel bei sinkenden Nebenkosten für Beleuchtung oder Betrieb von Anlagen bemerkbar.
Tipp: Der Einbau und Betrieb einer Photovoltaikanlage zur Erzeugung von Mieterstrom wird in Form von Zuschlägen gefördert.
Welche Kosten dürfen nicht an Mieter weitergegeben werden?
Hierzu zählen beispielsweise Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung des Eigentums. Diese können Eigentümer jedoch über die eigene Einkommenssteuererklärung absetzen. Mehr rund um das Thema Vermietung und Steuern lesen Sie hier.
Was sind häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung?
Der häufigste Fehler dürfte ein falsch angesetzter Umlageschlüssel bei der Abrechnung der Nebenkosten sein. Denn viele der Kosten werden anteilig berechnet.
Es gibt insgesamt sechs gebräuchliche Verteiler- oder Umlageschlüssel:
- Quadratmeter Wohnfläche: der am häufigsten genutzte Maßstab
- verbrauchsabhängige Verteilerschlüssel: etwa für Strom-, Wasser- und Gasverbrauch
- Wohneinheit: kommt in Frage, wenn ein Kostenfaktor allen Wohneinheiten den gleichen Nutzen bringt, etwa beim Breitbandanschluss
- Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen: dies soll etwa bei Müllgebühren oder Wasserverbrauch für mehr Gerechtigkeit sorgen, ist jedoch im Fall von längerem Besuch oder Untervermietung teils schwer zu erfassen
- Kubikmeter umbauter Raum: wenn einzelne Wohnungen sehr unterschiedliche Raumhöhen haben (z.B. Atelierwohnung, offene Maisonette mit zwei Etagen), kann dieser Schlüssel gerechter sein als die Wohnfläche
- Miteigentumsanteile: bei einer Eigentumswohnung wird das Wohngeld nach diesem Schlüssel abgerechnet und kann auch für die Abrechnung der Betriebskosten in der Wohneigentumsgemeinschaft herangezogen werden
Weitere Fehlerquellen sind:
- abgelaufene Fristen
- falscher Abrechnungszeitraum
- Unvollständigkeit der aufgeführten Kosten
- Fehler in der Heizkostenabrechnung
- Abweichungen vom Mietvertrag
Rechte und Pflichten für Vermieter
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